English
Українська
Національний Фонд досліджень України опублікував відповіді на поширені питання щодо звітування за проєктами
Шановні колеги, звертаємо вашу увагу, що Національний Фонд досліджень України опублікував відповіді на поширені питання за підсумками вебінару щодо звітування за проєктами:
Фактичні витрати в акті це без суми відданих фонду грошей?
Так в колонці “Розмір коштів, що фактично витрачені” ви вказуєте суму фактично витрачених коштів, без тих що не використали та будете повертати.
До якого числа повертаються невитрачені гроші?
Згідно пункту 3.2. Договору про виконання наукового дослідження і розробки за рахунок грантової підтримки, невикористанні суми коштів протягом відповідного етапу підлягають повернення протягом 5 робочих днів після завершення етапу.
Якщо ціни на обладнання відрізняються, треба лист пояснення від керівника проєкту чи установи грантоотримувача?
Якщо вартість обладнання в результаті проведення тендерних закупівель виявилась меншою, ніж заплановано в кошторисі, достатньо пояснення відхилень у фінансовому звіті. Збільшення вартості не допускається без попереднього погодження з науковою радою Фонду.
Чи необхідно надавати до Фонду електронні варіанти фінансових звітів для попередньої перевірки перед підписанням та відправкою паперових копій?
Фінансові звіти в електронному та паперовому вигляді подаються одночасно до 01 вересня 2021 року.
Звіт про використання бюджетних коштів потрібен?
Звіт про використання коштів подається лише в заключному етапі.
Якщо відбувається перерозподіл коштів на статтю накладних витрат (менше 10 тисяч гривень), і при цьому загальна кількість накладних витрат НЕ перевищить 10% від повних витрат, то чи потрібно якесь узгодження такого перерозподілу?
Збільшення непрямих витрат може відбуватись лише в виключних випадках. Наприклад, збільшення тарифу, яке має бути підтвердженим. Необґрунтоване завищення вартості непрямих витрат не допускається.
Як коректно відобразити у фінансовому звіті різну вартість білетів?
При будь-яких відхиленнях від кошторисної вартості, необхідно надавати обгрунтовані пояснення.
В нас затримка з постачанням деякого обладнання. Тобто проведено тендери та укладено договори постачання з указаною вартістю обладнання. Але обладнання буде в Україні в перших числах вересня. Чи можна провести оплату по цьому обладнанню в перших числах вересня? та відповідно трохи пізніше надати копії про оплату?
Усі витрати за кожним етапом реалізації Проєкту мають бути здійснені до завершення відповідного етапу реалізації Проєкту. Невикористані суми коштів протягом відповідного етапу виконання Проєкту підлягають поверненню на реєстраційний рахунок Грантонадавача протягом п’яти робочих днів після завершення етапу виконання Проєкту. Рішення наукової Ради Грантонадавача про схвалення фінансового звіту про використання бюджетних коштів за етап є підставою для продовження надання грантової підтримки Проєкту.
Чи можна продублювати реферат з минулого року, оскільки він торкається теми в цілому, а не лише теперішнього першого етапу?
Так, проте варто ще раз переглянути структуру реферату задля приведення її у відповідність до ДСТУ 3008:2015. Зокрема, в частині отриманих результатів, сфер їх впровадження та використання.
Договір з субвиконавцем на виконання робіт складався з 3-х договорів згідно графіку фінансування грантоотримувача. За 1 етап було 3 договори – за травень-червень, липень та серпень. В цьому випадку для звітності подаються копії всіх договорів з відповідними супроводжуючими документами?
Так.
Як бути з публікаціями, які вийшли в перших номерах щоквартальних журналів? Чи можна їх включати в перелік результатів? Якщо вихід журналу знаходився в межах етапу проєкту, то дійсно, варто включати такі публікації. Подавати до 1 вересня, включно 1 вересня?
Так.
Анотований звіт. В договорі написано: “д) анотований звіт про виконану роботу у 2021 році в рамках реалізації проєкту із виконання наукових досліджень і розробок (для оприлюднення) (подається лише в межах останнього етапу виконання Проєкту у 2021 році) – в електронному вигляді та в 1-ому паперовому примірнику;” Тобто лише в грудні 2021 року. Зараз не потрібно?
Згідно пункту 7.5 Договору Анотований звіт подається в межах останнього етапу виконання проєкту у 2021 році. Лише в грудні, у вересні не потрібно.
Обладнання надійшло за 2 накладними як дві одиниці. Багатопроцесорна станція і монітор, ціна від заявленої різниться в 1 грн. Як відобразити в звітності. Обладнання поставлялось із-за кордону в Україну.
По-перше, потребує уточнення позиції, які планувалося закупити відповідно кошторису. У разі, якщо обладнання відповідає по назві і кількості запланованому, тоді такі зміни фіксуються лише у фінансовому звіті. По-друге, невідповідність номенклатури придбаного обладнання, визначеній у кошторисі, є суттєвим порушенням умов договору. Фінансовий звіт складається відповідно запланованого кошторису та розрахунків до договору про виконання наукового дослідження і розробки за рахунок грантової підтримки.
Що саме може входити до непрямих витрат?
При підписанні Договору про виконання наукового дослідження і розробки за рахунок грантової підтримки, в Розрахунках до кошторису ви мали вказувати, на що ви будете використовувати кошти зі статті “Непрямі витрати”.
Якщо за статтею «Матеріали» різниця між сумою відповідно до кошторису і фактичними витратами становить близько тисячі гривень, то чи можна залишені кошти використати на електроенергію за статтею «Непрямі витрати»? Якщо так, то чи не буде в такому разі порушенням, якщо витрати на електроенергію за статтею «Непрямі витрати» перевищать 10% від загального обсягу витрат? Якщо ні, то як можна використати залишені кошти? Чи можна їх використати на наступному (заключному у 2021 р.) етапі?
Згідно пункту 3.2. Договору про виконання наукового дослідження і розробки за рахунок грантової підтримки, невикористанні суми коштів протягом відповідного етапу підлягають повернення протягом 5 робочих днів після завершення етапу.
Чи можна в рамках статті «Матеріали» змінити їх найменування або кількість? Тобто, замість запланованих за кошторисом матеріалів придбати інші необхідні для виконання проєкту матеріали або іншу їх кількість?
Ні, не можна. Матеріали повинні відповідати зазначеним у розрахунках до етапу.
Як порадите бути з проблемою закупки матеріалів (комплектуючих і т.д.) за договором НФДУ–DFG, укладеному в середині 2021 р. (в липні–серпні), якщо в кінці 2020 р.–на початку 2021 р. в планах закупок Інституту на 2021 р. таких ще не планувалось (а їх закупка уже перевищила ліміт в 200 тис. грн.)?
Процедура закупки матеріалів відноситься до компетенції установи Грантоотримувача.
Чи може витяг з рішення Вченої ради бути наданий пізніше через відпустки у ЗВО. Можлива дата засідання Вченої ради 05 вересня 2021 р.
Ні. Всі звітні документи повинні буди подані до НФДУ не пізніше 1 вересня.
Якщо є різниця в пакуваннях, наприклад 10 уп по 500 шт (у кошторисі), а було закуплено 5 уп. по 1000 шт (по факту), то писати в поясненнях, що кількість аналогічна?
Так, необхідно зазначити це в “Поясненні відхилень”.
Вчена рада в Інституті планується на вересень через те що, більшість членів у відпустці, що робити в даному випадку?
Витяг з протоколу засідання вченої ради є обов’язковим звітним документом, при цьому 1 вересня у договорах позначається як останній термін подання звітів. Відтак, неможна вересневими протоколами затверджувати результати за етапом проєкту. Варто вести перемовини із керівництвом з приводу вирішення цієї проблеми.
Інколи етап називається першим для 2021 року, а інколи другим для всього гранту. Це написано по-різному в різних документах. Як це писати?
Писати як зазачено в календарному плані.
Якщо відхилення по статтях кошторису в межах 50-100 грн., ці кошти потрібно повертати?
Так.
Підкажіть, будь ласка, якщо вартість придбаних матеріалів більше, ніж та, що була зазначена у кошторисі, у Фінансовому звіті та Акті ми у будь-якому разі зазначаємо таку вартість, яка була у кошторисі, чи писати фактичну (як у видаткових накладних)?
Фінансовий звіт ділиться на дві частини 1. Показники відповідно до кошторису та 2. Фактичні показники. Відповідно у першій частині ви пишете суми відповідно до кошторису, а у другій фактів та відображаєте відхилення до якого додається відповідне обґрунтування.
Будь ласка, надайте посилання на примірник оформлення наукового проміжного звіту.
На сьогодні на сторінці в НФДУ вже відкрита можливість завантаження звітної документації, але ще немає інструкцій. Питання: як називати кожний з .pdf файлів, які потрібно завантажити?
Файли потрібно називати аналогічно до того, як це відбувалось як минулого року: номер проєкту_прізвище керівника проєкту_номер договору_скорочена назва документу.pdf-повна назва документу
В акті про виконання проміжного етапу видаляємо з тексту “форму затверджено”?
Так, видаляється.
Ціна за договором за 2021 за етап чи рік?
(рядок Акту після таблиці)Ціна за 2021 рік.
Пункт 7.5 договору. пункт ж). Для Субвик. Потрібно договір з додатками, копія кошторису і копія фін. звіту. КОПІЯ КОШТОРИСУ ЦЕ І Є ОДИН З ДОДАТКІВ ДОГОВОРУ???
Так. В договорі з субвиконавцем повинні бути вказані всі додатки до цього договору.
На титульній сторінці і в списку авторів наукового звіту — “ініціали і прізвище”, чи “Ім’я ПРІЗВИЩЕ”?
Згідно пункту 7.5 Договору, ви подаєте наступні документи: Акт про виконання проміжного етапу, науковий звіт, фінансовий звіт, витяг з протоколу засідання вченої ради, інші матеріали та документи відповідно до Технічного завдання та Календарного плану, завірені належним чином копії щодо придбання обладнання та устаткувіавння, за умов залучення субвиконавця:- науковий звіт, копію договору з додатками, фінансовий звіт та акт здачі-приймання робіт.
Велике прохання, розмістіть шаблони звітних документів для першого етапу на сайті фонду доступними для завантаження.
Ці документи давно розміщені: https://nrfu.org.ua/pravyla-pidgotovky-pidgotovky-dokumentiv-u-2021-rocz...
РОЗІШЛІТЬ БУДЬ-ЛАСКА ФОРМУ ТИТУЛКИ ЗВІТУ
Титульний лист оформлюється згідно ДСТУ 3008:2015.
Питання для уточнення – скільки екземплярів кожного документа треба подавати у друкованому вигляді?
Кількість документів подається відповідно до пункту 7.5 Договору про виконання наукового дослідження і розробки за рахунок грантової підтримки.
На яку електронну адресу надсилати звіт?
Звіти завантажуються до автоматизованої системи “Конкурси проєктів НФДУ” з особистого профілю керівника проєкту. У разі виникнення питань по звітності, будь ласка, звертайтесь до куратора проєкту.
Чи потрібно на проміжному етапі (піврічному) подавати ОК?
Це залежитиме від оформлення реєстраційної картки.
Чи потрібно підшивати відбитки публікацій у звіт?
Не потрібно.
Чи потрібно включати у список авторів працівників допоміжного персоналу та студентів?
За бажанням.
Анотований звіт не робили бо не потрібно. Так потрібен він чи ні?
У вересні Анотований звіт подавати не потрібно.
Чи можна включати до звіту подані статті та тези доповідей, якщо вони прийняті, але ще не опубліковані?
Так. При цьому необхідно зазначати, що публікації прийняті до друку.
Як бути з публікаціями, які вийшли у перших номерах квартальних журналів? Через затримку з виходом вони реально вийшли після 1 травня, чи можна їх включати у показники звітності?
Така ситуація з більшістю фахових видань в Україні. Так.
Анотований звіт потрібен окремо за перший етап?
У вересні Анотований звіт подавати не потрібно.
У нас в Інституті склад Вченої Ради буде затверджено у вересні і засідання теж буде у вересні. Яким чином можна затвердити наші звіти? Збирається спеціальна комісія? Може затвердити директор? Може затвердити Вчений секретар?По-перше, ми маємо договір, у якому 1 вересня 2021 року позначено як кінцевий термін подання звітів. По-друге, раніше це зробити неможна, адже є календарний план і там містяться завдання на серпень місяць.
Можемо порадити зібрати наукову раду, до повноважень якої віднесені питання розгляду наукових звітів.
Грантоотримувач має декількох субвиконавців. За нинішніми правилами Грантоотримувач може перераховувати Субвиконавцю кошти у розмірі не більше 30%, а потім 70%. І виникає ситуація, коли часу обмаль, а потрібно ще закупити матеріали тощо. Який Ви можете надати коментар з цього приводу?
70% коштів перераховуються субвиконавцю вже за фактом підписаного акту виконаних робіт, що підтверджує закупівлю всіх матеріалів передбачених договором.
